[양인규 – KTC 태권도아카데미 협동조합 대표사범]

– “실제 도장의 거의 모든 활동에 ‘기획企劃’이 필요합니다. 수련계획, 인성교육, 예절교육, 유아태권도, 주말체육의 교육활동 뿐만 아니라 회계, 홍보, 모집, 상담, 야외행사, 차량운행, 귀가지도까지 모든 활동에 세심한 기록과 정리가 필요합니다. 그 기록과 정리 과정의 밑그림이 있어야 전체 업무의 그림을 그리는 ‘기획企劃’이 수월해집니다.”

보통 공개심사, 발표회, 공개수업 등의 교육 행사는 도장 운영의 핵심요소입니다. 학부모를 초대하여 전체 수련생의 태도 및 실력 향상을 보여줘야 하기 때문에 꽤나 어려운 행사입니다. 준비할 것도 많고 신경 써야 할 것도 많기에 많은 관장님들이 행사를 앞두고 엄청난 스트레스에 시달립니다.

오랜 경력을 가진 분들도 최신 유행은 따라가기 힘들고, 학부모와 수련생도 예전 같지 않아 행사 진행하기가 더 까다로워졌다고 말씀합니다. 차라리 마음 편하게 학부모 초청 행사를 포기하는 관장님들도 있습니다.

눈높이 높은 요즘 학부모 수준에 맞추는 것도 어렵고, 대충 준비해서 실망감을 주는 것보다 포기하는 것이 차라리 나은 선택일 수 있습니다.

하지만 여러 사람이 모인 무대에 서는 것은 수련생과 지도자 모두에게 중요합니다. 자신의 있는 그대로의 모습을 보여줘야 관심 또는 사랑을 받을 수 있기 때문입니다.

교육 행사 특히 공개심사가 어려운 이유는 ‘기획企劃’이 어렵기 때문입니다. 도장의 거의 모든 수업, 행사, 이벤트에는 업무 전체의 그림을 그리는 ‘기획企劃’이 필요합니다.

‘기획企劃’에 관하여 공개심사의 예를 들어보겠습니다. 제일 먼저 무엇을(What) 할지 정해야 합니다. ‘태권도 공개 심사’를 할지 ‘학교체육 발표회’를 할지 ‘유치원 공개 수업’을 할지 ‘유단자 시범 공연’을 할지 정해야 합니다. 그 내용이 바로 학부모에게 전달되는 ‘안내문 제목’이 됩니다.

제목을 정했으니 다음은 언제(When) 할지 정해야 합니다. 날짜 특히 ‘요일과 시간’은 매우 중요합니다. 행사 시간을 ‘금요일 늦은 오후’ 또는 ‘토요일 오후’ 둘 중에 선택하는 것은 언제나 고민됩니다. 만약 전체 인원이 모인 행사를 진행한다면 장소(Where)도 섭외를 해야 할 것이고 당연히 대관료 고민도 해야 합니다.

제목과 시간, 장소가 정해지면 맞춤법이 틀리지 않는 멋진 글과 잘 디자인된 서식으로 한 장의 안내문을 완성합니다. 즘은 카카오톡이나 밴드를 통해 학부모에게 전달하지만 반드시 안내문도 병행해서 나가야 합니다. 수련생을 통해 전달된 안내문은 학부모에 관심을 한 번 더 유도할 수 있기 때문입니다. 안내문의 행사 ‘참가 신청서’는 참석하겠다는 약속이 될 수 있습니다.

다음 단계는 ‘공개심사 매뉴얼’을 만들어야 합니다. 매뉴얼(Who)은 행사 진행자, 보조자, 수련생 모두를 위한 ‘행동 지침서’입니다. 행사를 기획한 사람도 진행을 하다보면 순서를 잊어버릴 수 있고 행동 지침서가 있어야 머릿속에 전체 행사에 대한 그림이 그려집니다.

사범님 혹은 사모님 등 ‘행사 도우미’와 함께 사진 촬영, 영상, 음악을 준비해야 하는 타이밍을 서로 공유해야 합니다. 행사의 실패는 수련생과 진행자(관장), 보조자의 손발이 맞지 않아서 발생합니다.

또한 매뉴얼 안에는 준비물 리스트도 있어야 용품을 주문하거나 필요 물품을 구입할 수 있습니다. 준비물 리스트가 없어 송판 주문이 늦거나 학부모 선물을 준비해놓고도 너무 정신이 없어 나중에 집으로 보내는 경우도 발생하게 됩니다.

매끄러운 진행을 위해 이제는 파워포인트(How) 사용이 필수가 되었습니다. 간결한 내용 정리와 수련생 사진, 수업 및 행사 영상 등을 활용하기 위해 많은 관장님들이 며칠 밤을 새워 작업에 열중합니다. 공들인 만큼 학부모 호응도 좋고 남들 다하니, 울며 겨자 먹기로 안할 수도 없습니다.

마지막으로 제일 중요한 행사의 마무리입니다. 공개심사에 참석하신 모든 학부모에게 감사 인사 안내문이나 카톡, 밴드는 모두가 합니다. 거기에 학부모 설문이나 만족도 조사가 더해지면 더 나은 발전 방향이 만들어 질 수 있습니다. 정신없이 진행되는 행사에 설문지 작성이 가능할지 의문이 생길 수 있지만 타이밍만 잘 맞추면 여유롭게 가능합니다.

행사가 마무리가 되면 학부모 피드백 자료, 행사 초대 안내문, 행사 영상 및 음악, 진행 PPT 등의 모든 자료가 한 폴더에 정리되어야 진짜 마무리가 된 것입니다. 그렇게 쌓인 피드백 데이터가 있어야 다음 행사에 참고할 수 있고 지난 행사의 문제점이 무엇이었는지 곰곰이 회상할 수 있습니다.

그 과정을 반복하다 보면 행사 진행에 여유가 생기며 학부모에게 정말로 전달해야 할 내용(Why)을 이야기 할 수 있습니다. ‘여러분의 귀한 자녀가 왜(Why) 태권도를 다녀야 하는지‘ 설명이 가능합니다.

요약해서 말하면 행사 ‘기획企劃’에는 1. 무엇을(What) – 행사 컨셉, 안내문 제목 만들기 2. 언제(When) – 행사 날짜, 요일, 시간 정하기 3. 어디서(Where) – 장소 섭외, 안내문 출력 및 발송 4. 누가(Who) – 행사 매뉴얼 작성 및 전체 공유 5. 어떻게(How) – 행사 내용, 사진, 영상 제작, 파워포인트(PPT) 제작 6. 왜(Why) – 학부모 만족도 조사, 도장 교육 설명회 등이다.

공개심사의 예를 들었지만 실제 도장의 거의 모든 활동에 ‘기획企劃’이 필요합니다. 수련계획, 인성교육, 예절교육, 유아태권도, 주말체육의 교육활동 뿐만 아니라 회계, 홍보, 모집, 상담, 야외행사, 차량운행, 귀가지도까지 모든 활동에 세심한 기록과 정리가 필요합니다.

그 기록과 정리 과정의 밑그림이 있어야 전체 업무의 그림을 그리는 ‘기획企劃’이 수월해집니다. 기록과 정리 과정 없이 매번 새로운 그림을 그리는 작업은 엄청난 에너지와 체력을 소모합니다.

까다로운 고객의 요구가 많아져 에너지가 고갈된 요즘입니다. 이 짧은 글이 지친 지도자들에게 조금이나마 도움이 되길 바랍니다.

 

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